爆速の改善で時間を確保！Notionを使って、効率化と習慣化おまけにイレギュラーな対応にも強い最強のタスクリストをテンプレート化

自分に起きたことをそのままタイトルに詰め込んだら、テンション上がりすぎなタイトルになりました。すみません。

そして下書きで書いてたら、ものすごーく長い内容になってしまったので、いきなり結論から書いてしまいます。

Notionを使って、毎日のタスクリストをテンプレート化すると、タスクをこなしながら気づいたことはそのままメモできるので、そのメモを元にテンプレートを改善することで最強に効率が良いタスクリストに成長していくということです。

まずNotionの説明から
Notionは高機能なEvernoteのようなもので、スプレッドシートのような機能やテンプレートの機能などをもったノートアプリです。
さまざまな機能があり、ノートアプリと一言で言えないというのがまさに特徴です。
今回は、このテンプレートの機能を活かして行きたいと思います。

私がどんな課題を抱えていたか
朝の時間を活かして、資格試験の勉強をしたかったが、思うように時間がとれていなかった。
身支度以外に家事も朝なるべくやっていて、タスクも多めにもかかわらず、朝起きるのは苦手でないのですが、1時間ほどはぼーっとしているタイプでした。
そのため、二度手間などで非効率になっていたり、タスクを忘れてストレスを抱えたり、挙げ句の果てには諦めモードに入って、何もしないなど、なかなかひどい状態でした。

具体的に何が起きていたか
例えば、
– 顔を洗う
– うがいをする
– 着替える
と、単純にタスクがあるとき、顔を洗った後でちょっとトイレに行きたくなって、トイレに行って戻ってくると「うがいをする」を忘れたりします。ちなみに、このトイレというイレギュラーが発生していなくても、忘れたりもして本当にすごいなぁと逆に関心したりするくらいひどいです。

一般的な解決策
– 習慣化のアプリやToDoリストを作って活用する
– 時間が欲しいので、時短家電を導入する
などで、対策するのが一般的だと思います。
習慣化アプリはイレギュラーに弱く、毎日必ずやるものには効果が高いのかもしれませんが、状況に応じて省略したりするケースもあると習慣化できなかった気分になってしまい、ちょっと趣が違いました。
ToDoリストはほぼ同様のテンプレートを作ってタスクをこなすことはできるものが多いと思います。が、「うまく行かなかった部分をメモで残して改善に活かす」という、効率化していくのに最も重要な改善に弱く継続できませんでした。
また、時間を作ることが目的なので、時短家電を導入するなどといった改善も部分的には効果的でした。ですが、すべてができるわけではないため、部分的な効果が活きている実感がつかめず体感的には効果は薄かったように感じます。

Notionによる解決
アプリの使い方は別記事にしましたので、「テンプレートの作り方」などは「こちら」をご覧ください。
まずは、シンプルなタスクリストからスタートしてみました。寝ぼけ頭で単純なタスクをチェックしながら進めるとたまに、別タスクが思い浮かんだりします。そういったものはすかさずメモです。なので、リストにあるものからは離れません。そして、あとで見返して、テンプレートに追加すべきものか、どの部分に追加するのかを判断しテンプレートを修正していきます。

実際起きた課題の例
例えば、各部屋にあるゴミ箱を一箇所にあつめるという家事タスクがあるのですが、これをやるため、ゴミ箱を集めて整理したあとで、次洗濯とこなそうとしたら、乾燥機のフィルターを掃除しなければならないことに気づきました。
さっきゴミを集めたばかりなのにー！っとストレスと高めたり、非効率にもなってたりします。
おまけに、単純に洗濯のあとにゴミを集めればいいやとすると、ゴミを集めたら手を洗いたくて、手を洗ったタオルも洗濯したいとなったり。
これを寝ぼけた頭で想像した時点で、固まってしまいさまざまなことが億劫になっていきます。

Notionによる具体的解決策
メモとして「乾燥機のフィルター掃除」がかいてある状態で今日の朝のタスクは終了しているとします。
自分の行動とタスクを見返すと、
「洗濯するタイミングではなく、早い段階で乾燥機のフィルターを掃除しておけばいいのでは？」と気づきます。また、それを行うタイミングは、洗面所に最初にくる時なので、
「顔を洗ったあとで良いのでは？」
と思い浮かびます。
そしたらすぐにテンプレートの修正です。顔を洗った後に「乾燥機のフィルター掃除」を追加します。
そして、翌朝新しくなったタスクリストを元に、実行してもし弊害があれば再度記載し、なければかなりストレスが軽減されることが実感できます。

イレギュラーへの強さ
また、この手法は想定外の日にも強いです。
習慣化の崩壊で良くあるのが、土日で一気に習慣が壊れることがあります。
普段と時間も違うし、行動のパターンがが変わったりするためだと思います。
しかし、ここでも平日と同様にNotionのテンプレートを起動させ、普段と違う部分は無視して、休日でも同じものについてはそのままこなすことでまったく崩壊せずに月曜日の朝を迎えることができています。
うまく習慣化できただけなのかもしれませんが、もともと失敗しても改善するということを前提に置いてるので、必要な部分だけをやっていくということに向いているのかもしれません。

結論
１ヶ月以上繰り返して今は朝のルーチンは一定になりましたが、習慣が定着してるように思います。
これを活かして、仕事のタスクや、帰宅してからのタスクなど活かし始めています。
Notionはかつては、有料じゃないと制限が結構あって使いづらかったのですが、昨年あたりに無料の範囲が広がってすごく使いやすくなっているので、使ってない方はぜひ。